Best Practice

Butlers: Wartungsfreie Telefonie aus der Cloud

Butlers bietet viele Ideen und Produkte für ein wohnliches Zuhause. Seine Telefonanlage richtet der Lifestyle-Anbieter dank Cloud PBX in der Cloud ein.
08.05.2019
Seit 2018 nutzen die 70 Mitarbeiter der Unternehmenszentrale in Köln Cloud PBX, das Komplettpaket aus Anschluss, Telefontarif, Internet, Cloud-Telefonanlage und mobilen Nebenstellen. Copyright: Butlers

Der Spezialist für Tisch-, Wohn- und Dekoideen, Geschenkartikel sowie Möbel entwickelt in rund 120 Filialen im In- und Ausland sowie den Online-Shops beispielweise in Deutschland, Österreich und der Schweiz immer wieder neue Themenwelten. Die 1999 gegründete Marke mit Sitz in Köln konnte die Umsätze in ihren Filialen 2018 flächenbereinigt um sieben Prozent steigern. Vor allem der Online-Shop legte mit einem Plus von 30 Prozent deutlich zu. Butlers beschäftigt aktuell rund 800 Mitarbeiter, jährlich besuchen weltweit 40 Millionen Kunden die Filialen des Unternehmens. Seit kurzem finden sich die Produkte auch auf Shop-in-Shop-Flächen in großen Kauf- und Warenhäusern.

Anfragen von Kunden und Lieferanten schneller beantworten

Um im wettbewerbsintensiven Einzelhandel weiterhin konkurrenzfähig zu sein und das Einkaufserlebnis für die Kunden stetig zu verbessern, suchte Butlers im Zuge der IP-Umstellung nach einer modernen Telefonie-Lösung. Das Ziel: Die Mitarbeiter sollten Anfragen von Kollegen, Kunden, Lieferanten und Partnern schnell und präzise beantworten können oder diese an den richtigen Ansprechpartner weiterleiten. „Anstatt unsere acht Jahre alte PMX-Telefonanlage über einen Analogwandler IP-fähig zu machen, haben wir einen klaren Schnitt gemacht und uns für eine zukunfts- und ausbaufähige Lösung entschieden“, sagt Butlers-IT-Leiter André Martens.

Optimal erreichbar: Mit Cloud PBX wird das Smartphone zur vollwertigen Nebenstelle. Copyright: 2019 Telekom

Ortsunabhängig immer gut erreichbar

Seit Juni 2018 nutzen die 70 Mitarbeiter der Unternehmenszentrale in Köln Cloud PBX, das Komplettpaket aus Anschluss, Telefontarif, Internet, Cloud-Telefonanlage und mobilen Nebenstellen. Die Lösung bringt die gesamte Kommunikation unter ein Dach: Egal ob im Büro, Home Office oder von unterwegs per Smartphone, die Mitarbeiter des Lifestyle-Spezialisten sind immer unter ihrer Bürodurchwahl erreichbar. Außerdem lassen sich Gespräche ganz einfach von einem Gerät zum anderen übergeben. Die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten wird ortsunabhängig viel einfacher.

Das Sprachdialogsystem unterstützt die Mitarbeiter zusätzlich: Eingehende Anrufe werden zunächst klassifiziert und dann direkt an den nächsten zuständigen Mitarbeiter durchgestellt. 30 Gespräche kann die Zentrale mit der Telefonie-Lösung parallel abwickeln. Auch Chat- und Konferenzfunktionen gehören zum Umfang der Telefonanlage aus der Cloud dazu.

Cloud PBX

Die Vorteile auf einen Blick:

  • IP-Anschluss inkludiert: Ein Anschluss, alle Kanäle integriert – von Internet über Festnetz bis Mobilfunk
  • Optimal erreichbar: Immer und überall unter einer Nummer erreichbar. Das Smartphone wird zur vollwertigen Nebenstelle
  • Unabhängig arbeiten: Von überall auf alle Funktionen und Inhalte wie Anruflisten und Kundendaten zugreifen
  • Skalierbar: Egal welche Anforderungen Unternehmen haben, die Telekom hat die passende Lösung
  • Sicher: Speicherung der Daten in hochsicheren Rechenzentren der Telekom in Deutschland
  • Zukunftsfähig: Immer auf dem neuesten Stand dank automatischer Software-Updates
  • Budgetfreundlich: Keine Investitions- und Wartungskosten in eine Telefonanlage vor Ort

Gut gerüstet auch in saisonalen Stoßzeiten

Für Stoßzeiten wie das Weihnachtsgeschäft ist Butlers ebenfalls gerüstet. Innerhalb von Minuten sind Telefon-Accounts für Aushilfen oder Studenten eingerichtet und zum Monatsende bei Bedarf genauso schnell wieder abgeschaltet. „Keine statische Telefonanlage mehr, keine ungenutzten IT-Ressourcen, vorgehalten für den Fall der Fälle. Wir bezahlen nur, was wir tatsächlich nutzen“, sagt der IT-Leiter. „Diese Skalierbarkeit und Flexibilität gehören zu den großen Stärken der Anlage.“

Um die IT-Sicherheit ihrer Telefonie-Lösung muss Butlers sich nicht kümmern: Die anfallenden Daten speichert die Telekom ausschließlich in ihren hochsicheren Rechenzentren in Deutschland. Damit erfüllt das Unternehmen automatisch die strengen Vorgaben der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Auch um Software-Updates und Backups muss Butlers sich nicht mehr kümmern. Das entlastet die IT-Abteilung spürbar. „Unser administrativer Aufwand für Telefonie ist verschwindend gering. Wir müssen Telefonanlage und Server nicht mehr selbst betreiben und warten. Lokale Backups entfallen ganz“, sagt Martens. Im nächsten Schritt wird Butlers weitere 15 Arbeitsplätze im Zentrallager auf die Telekom-Lösung umstellen.

Butlers ist der Spezialist für Tisch-, Wohn- und Dekoideen, Geschenkartikel sowie Möbel. Copyright: Butlers

DEUTSCHE TELEKOM UND BUTLERS

Die Aufgabe: Die Referenz Butlers suchte eine IP-fähige, einfach skalierbare Kommunikationslösung, um Lieferketten und Kundenservice zu optimieren: Der Lifestyle-Spezialist wollte Anfragen von Kunden, Lieferanten, Partnern und Kollegen schneller und präziser beantworten oder gezielt weiterleiten können.

Die Lösung: Jetzt nutzt Butlers Cloud PBX, das Komplettpaket aus Anschluss, Telefontarif, Internet, Cloud-Telefonanlage und mobilen Nebenstellen und profitiert von einer einheitlichen Kommunikationslösung inklusive Sprachdialogsystem für Filialen, Kunden und Lieferanten.

Die Vorteile: Egal ob im Büro, Home-Office oder mobil – die Mitarbeiter telefonieren immer unter ihrer Bürodurchwahl. Das Sprachdialogsystem klassifiziert eingehende Anrufe automatisch und routet sie an den richtigen Mitarbeiter. Bis zu 30 Gespräche lassen sich parallel führen, Telefon-Arbeitsplätze nach Bedarf schnell neu einrichten oder wieder abschalten.